01 Febbraio 2024 • Redazione

Comunicazione aziendale: i consigli per migliorarla

«Checklist Day: la to do list stilata da Factorial per migliorare e rendere più efficace la comunicazione aziendale interna.»

Il 30 ottobre si celebra la Checklist Day, una ricorrenza che nasce con l’obiettivo di ricordare l’importanza delle liste per ottimizzare il proprio tempo a lavoro e per gestirlo al meglio. Una “to do list” ben preparata può aiutare le persone a raggiungere più velocemente i risultati che si sono posti nel corso della giornata e per gestire in modo più puntuale le proprie priorità. Questo approccio permette, inoltre, di essere più organizzati e metodici, di aumentare la produttività, di delegare i progetti e di motivare le persone che tendono a procrastinare le proprie attività. Tutti elementi fondamentali anche nel day-by-day delle giornate lavorative, che coinvolgono in prima persona non solo i dipendenti ma anche le aziende stesse. Ma quali sono i principali punti che un’azienda deve inserire nella sua checklist? Per andare incontro ai propri clienti e per rispondere a questa domanda, Factorial, l’Unicorno europeo e piattaforma HR all-in-one per le risorse umane a supporto delle PMI, in occasione della Checklist Day ha stilato una serie di consigli utili per migliorare la comunicazione aziendale interna e per garantire un flusso di lavoro scorrevole ed efficace.

Verifica le 5 C della comunicazione aziendale

È importante iniziare analizzando come i dipendenti e i diversi reparti comunicano tra loro. Infatti, la comunicazione è fondamentale per un corretto funzionamento di un’azienda e viene utilizzata quotidianamente, a più livelli, con vari strumenti e tra diversi interlocutori. La comunicazione interna, nello specifico, è un elemento chiave nel coinvolgimento del personale che interessa tutti i dipendenti a tutti i livelli. Per garantire quindi un corretto flusso nella comunicazione è importante verificare se all’interno dell’azienda si risponde alle 5 C della comunicazione: chiara, corretta, completa, concisa e concreta. Questi sono gli elementi che aiutano le aziende ad organizzare il lavoro in modo efficace e a trasmettere il messaggio correttamente al destinatario.

Definisci obiettivi chiari, raggiungibili e misurabili

È importante stabilire obiettivi precisiche possono essere raggiunti migliorando la comunicazione. Le riunioni aziendali, per esempio, svolgono un ruolo chiave per la comunicazione aziendale, il coordinamento delle attività, la pianificazione strategica e la risoluzione dei problemi. In particolare, le riunioni efficaci sono quelle che raggiungono gli obiettivi prefissati coinvolgendo tutti i partecipanti in modo positivo, attivo e produttivo, diventando quindi uno strumento strategico per il successo di un’azienda. In tal senso, una riunone risulta essere efficace quando ottimizza tempo e risorse, favorisce e stimola la creatività dei partecipanti, aumenta il senso di appartenenza e la motivazione del singolo. Tutto ciò porta contribuisce a una migliore comunicazione e collaborazione in azienda.

Fornisci feedback continui

Il cosiddetto continuous feedback è un’altra importante strategia spesso impiegata dalle Risorse Umane per favorire il flusso di comunicazione interna alle aziende e che ha come scopo quello di restituire dei feedback più costanti sull’andamento del lavoro del singolo dipendente. Il feedback continuo fa sì che le persone siano le protagoniste dell’azienda e che diventino sempre più consapevoli e motivate nella realizzazione dei loro obiettivi. Ma quali sono i benefici di una simile pratica? Un’attività di feedback continua, stimola la fiducia tra manager e dipendente contribuendo alla creazione di un ambiente trasparente e incentrato sulla fiducia reciproca. Inoltre, responsabilizza le risorse, che sono sempre più motivate a raggiungere risultati migliori e facilita al contempo il riconoscimento di eventuali scelte sbagliate.

Ascolta i dipendenti

Infine, l’ascolto è parte essenziale della comunicazione di un’azienda, a tutti i livelli. Secondo lo studio di Gallup del 2023 sullo stato globale del mondo del lavoro, i dipendenti che si sentono ascoltati e coinvolti sono il 21% più produttivi. Infatti, le risorse che si sentono ascoltate possono fornire utili suggerimenti su come migliorare la comunicazione tra loro, tra i reparti o con i superiori, permettendo all’azienda di individuare le difficoltà e di evidenziare eventuali criticità all’interno dei processi aziendali. Quindi, le aziende che dimostrano di avere una solida strategia di comunicazione interna raggiungono maggiori livelli di soddisfazione, di fidelizzazione delle proprie risorse, nonché prestazioni superiori da parte dei singoli dipendenti.