Outsourcing: come e perché le aziende italiane esternalizzano i loro servizi

«Sempre più aziende si affidano all’outsourcing, fenomeno in continua crescita soprattutto per le piccole e medie imprese. Ecco cos’è e come funziona l’esternalizzazione.»

Negli ultimi anni, soprattutto tra le PMI, quello dell’outsourcing è un fenomeno sempre più diffuso, destinato peraltro a crescere ulteriormente con il passare del tempo. Fenomeno che si è reso necessario per abbattere i costi di gestione (inevitabilmente lievitati), per cercare di contrastare la grave crisi economica che ha colpito l’Italia (e il resto d’Europa) e nel tentativo di rimanere competitivi in un mercato sempre più duro. Esempio lampante è quello fornito dall’azienda Global Service e dal fenomeno dell’outsourcing alberghiero e/o industriale, ambiti in cui si ottiene un rapporto qualità (dei servizi) / prezzo (dell’investimento) tra i più elevati. Aziende di questo tipo, in effetti, si propongono come interlocutore unico nel mercato dei servizi integrati per la gestione di beni e servizi, coordinando con ottimi risultati anche gli aspetti legati al facility management.

In quest’ottica facile spiegarsi come l’outsourcing abbia conosciuto un’espansione così inarrestabile, implementando tutte le aziende che hanno abbracciato servizi di questo tipo tanto dal punto di vista strategico quanto quello manageriale. Per questo e per tanti altri motivi diverse PMI italiane, alle prese spesso con budget tutt’altro che elevati (se è il vostro caso potreste pensare anche al crowdfunding), decidono di affidarsi a società esterne, in grado di ottimizzare alcune attività svolte per conto dell’impresa e di migliorare, così, il prodotto offerto da quest’ultima.

Di cosa si tratta?

Tuttavia, prima di scoprire a fondo quali sono i potenziali vantaggi e rischi relativi al suo utilizzo, cerchiamo di capire realmente cosa è l’outsourcing. Traducibile in italiano con esternalizzazione, utilizzando questo termine ci si riferisce alla volontà da parte di un’impresa di incaricare una società esterna specializzata nell’assolvimento di alcuni compiti o attività. Tutto ciò nel tentativo di ridurre i costi su alcuni processi in cui non si è in possesso di competenze più approfondite. Semplificando (e di molto) il concetto, con l’outsourcing vengono dati in appalto alcuni servizi, liberando così alcune risorse interne all’azienda, da smistare in altre attività. Impegnate e specializzate in diversi settori, società di questo tipo possono, ad esempio, gestire il magazzino e la distribuzione di un’azienda di logistica, oppure, nel caso del settore alberghiero, occuparsi delle pulizie, della ristorazione e degli aspetti legati al portierato. Così facendo molte PMI riescono a creare una rete collaborativa tra le aziende, guadagnandone in competitività sul mercato e in denaro, complice un’evidente diminuzione dei costi data all’esternalizzazione anche di interi processi produttivi.

Vantaggi potenziali

Tornando alla domanda che ci eravamo posti all’inizio di questo approfondimento cerchiamo ora di capire perché alcune aziende decidono di esternalizzare alcuni servizi con l’utilizzo dell’outsourcing. Semplificando il concetto abbiamo selezionate 6 punti chiave per cui vale la pena abbracciare questa metodologia:

1. Riduzione dei costi: alcune spese fisse, particolarmente onerose, possono essere bypassate affidandosi ad un’azienda specializzata; in quest’ottica, quindi, costi fissi possono divenire variabili in base alle necessità;
2. Superamento dei limiti: con l’outsourcing i limiti delle risorse interne in alcune competenze vengono abbattuti, rendendo l’intera struttura più efficiente;
3. Ottimizzazione dei servizi: strettamente collegato al punto precedente, l’outsourcing permette di fornire un prodotto potenzialmente migliore, permettendo all’azienda di gestire diversamente e in maniera più produttiva le risorse di cui è in possesso;
4. Flessibilità: l’azienda diventa sicuramente più pronta ad affrontare improvvisi cambi di volumi viziati dal mercato e dalla concorrenza;
5. Efficacia: come anticipato, affidandosi ad una società specializzata in alcuni rami, l’azienda aumenta la propria efficacia, competitività sul mercato ed esperienza su specifici settori;
6. Qualità: servizi e prodotti offerti, potenzialmente, diventano migliori rispetto a prima.

Outsourcing: i rischi eventuali

Come in tutti i campi anche in questo caso vale il detto “non è tutto oro quello che luccica”. Ricorrere all’outsourcing senza opportune valutazioni, infatti, potrebbe generare dei rischi e dei pericoli, che possiamo riassumere in 4 punti specifici:

1. Demotivazione del personale: togliere alcune mansioni al personale interno può demotivarlo, soprattutto se non indirizzato in ambiti e/o aree stimolanti;
2. Dipendenza: affidandosi troppo ad una società esterna si rischia di diventare dipendenti da loro, tanto dal punto di vista della quantità produttiva, tanto da un lato qualitativo;
3. Controllo: riprendendo il punto precedente, l’azienda che utilizza l’outsourcing perde di efficacia nella valutazione dei servizi offerti dalla società esterna;
4. Contatto con il pubblico: molto stressante in alcuni casi, perdendo il contatto diretto con il pubblico si rende più difficoltosa la percezione che la clientela ha sulla propria azienda.

Come sottolineato diverse volte in moltissimi dei nostri approfondimenti in tematiche relative al business, quando si adottano determinate strategie è bene fare diverse valutazioni, cercando di bilanciare pro e contro delle operazioni che si intendono fare. Decidere se esternalizzare la produzione, ad esempio, impone valutazioni sul fatturato e sulla sostenibilità per l’azienda, alla ricerca costante di equilibrio tra costi di gestione e fatturato. In parole povere, prima ancora di scegliere se utilizzare o no l’outsourcing, è bene rilevare la competitività della propria azienda sul mercato e la sua “salute economica”. Abusandone, in effetti, si rischia di scontentare tutti (clientela e personale) e di andare incontro a pesanti perdite economiche.