evento di successo
31 Marzo 2020   •   Alessandra Dedoni

Evento di successo: come organizzarlo in pochi semplici passi

«Che sia per una festa privata o un accadimento di pubblico interesse, tutti sognano di organizzare un evento di successo, il miglior biglietto da visita per voi e/o per la vostra azienda.»

Siete rimasti ammaliati dai grandi eventi della moda o dalle feste private dei vip? Vi state chiedendo come si fa ad organizzare un evento di successo per cercare di dare lustro alla vostra azienda? Se state facendo sì con la testa abbiamo quello che fa per voi: in 5 passi, infatti, vi mostreremo le strategie da adottare quando si decide di “buttarsi” in un mondo tanto affascinante quanto difficile come quello dell’organizzazione eventi. Del resto gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo, così come il rischio di uscire fuori budget, andando incontro ad una perdita di denaro imprevista. Quindi, a meno che non siate Event Planner già di successo e affermati, vi consigliamo innanzitutto di affidarvi ad un’agenzia specializzata nell’organizzazione eventi. In questo modo, che si tratti di un meeting, una grande conferenza, un matrimonio, un galà o una semplice festa di compleanno non ha importanza, saprete di essere in mani sicure, evitandovi figuracce cui fareste a meno molto volentieri.

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Tuttavia, vuoi per motivi di budget, vuoi per un banale “mettersi in gioco”, potreste decidere di occuparvi in prima persona di un compito di questo tipo. A tutti gli effetti una bella gatta da pelare, cui – seguendo le giuste strategie – potrete comunque venire a capo. Come anticipato un’impresa tutt’altro che banale, ma seguendo questi 5 passi riuscirete innanzitutto a limitare il più possibile quegli imprevisti sempre pronti a rovinarvi la festa. Dalla scelta della location alla pubblicità passando per dettagli più piccoli ma sicuramente di fondamentale importanza, ecco come organizzare un evento di successo, a tutti gli effetti il miglior biglietto da visita per voi o, in ambito commerciale, per la vostra azienda, in cerca di quel quid in più per farsi conoscere e spostare su sé stessa i riflettori.

1) Definizione del budget

Partiamo ovviamente da un aspetto di fondamentale importanza, che vi permetterà di capire cosa potrete fare realmente nei momenti successivi. Parliamo, ovviamente, della definizione del budget, in assoluto un passo decisivo nell’organizzazione di un evento di successo. In base al denaro a disposizione, infatti, potrete stabilire un piano, muovendovi quindi in base alle disponibilità del momento. In quest’ottica è sicuramente un’ottima idea cercare potenziali sponsor e/o finanziatori esterni, che oltre ad ingrandire il vostro portafogli vi permetteranno di avere sott’occhio il budget al completo.

Ad ogni modo, entrando più nello specifico nell’argomento, è una buona norma stabilire preventivamente l’investimento che andrete a sostenere, lasciando un margine per andare a coprire già citati imprevisti e quelle spese accessorie che potranno giungere in un secondo momento. Quindi, con l’obiettivo di evitare spiacevoli sorprese, pianificate quante e quali “uscite” vi troverete ad affrontare, prendendo in considerazione lo staff di supporto (fondamentale durante la serata) e l’eventuale necessità di particolari attrezzature, senza dimenticare i costi relativi al catering. Queste, tra le altre, sono tutte voci che rientrano tra le spese, ed è quindi necessario valutarle e calibrarle in largo anticipo.

2) Scelta della location

Strettamente legato al primo punto troviamo la scelta della location, di fatto e nei fatti uno di quegli assi nella manica capaci di trasformare anche una semplice festa privata in un evento di grande successo, indimenticabile per la stragrande maggioranza dei presenti. Del resto, è inevitabile, gli ospiti di questi eventi hanno sempre grandi aspettative, per cui, compatibilmente con le vostre possibilità, cercate di non deluderli, scegliendo il luogo in base alla vostra particolare necessità. In effetti non è assolutamente detto che la location giusta per un matrimonio sia la stessa per un meeting o per la festa organizzata da un’azienda. Ovviamente ognuna di esse ha prerogative e obiettivi diversi, ed è per questo che diventa di fondamentale importanza saper scegliere. Per fare un esempio: un castello, probabilmente perfetto per il matrimonio dei vostri sogni, perde fascino e utilità se dovete organizzare un meeting aziendale, ma di esempi, ovviamente, se ne potrebbero fare tantissimi. Quindi attenzione alla scelta e, per quanto possibile, fidatevi dei vostri occhi: guardare dal vivo la location scelta vi darà idea degli ambienti e della grandezza del posto, portandovi a fare una serie di valutazioni imprescindibili. Organizzare un evento di successo passa anche se non soprattutto da qui!

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3) Come promuovere un evento di successo

Inutile girarci attorno: la buona riuscita di un evento dipende in larga parte anche da come il tutto sia pubblicizzato e promosso. Sia che si tratti di un evento aperto al pubblico o una festa cui si accede soltanto per invito, la pubblicizzazione dello stesso deve essere strategica e ben fatta. Quindi, per quanto possa sembrare banale, iniziate a produrre ed inviare inviti, muovendovi anche in questo caso con largo anticipo. In questo modo, infatti, gli invitati, avranno modo di organizzarsi, fornendovi, nel caso in cui sia richiesta, l’eventuale conferma della loro partecipazione. Così facendo, al di là della vostra pianificazione, avrete a che fare con numeri ben precisi, permettendovi di organizzare al meglio il vostro budget.

Tornando agli inviti, partendo dal presupposto che un materiale informativo non studiato nei minimi dettagli e tutt’altro che accattivante vi porterà a “perdere” invitati piuttosto che a guadagnarli, dovete scegliere innanzitutto formato e canali di diffusione. La scelta, quindi, verterà tra inviti cartacei (eleganti ma sicuramente un pizzico più costosi per via della produzione e della spedizione) e inviti digitali (completamente gratuito e probabilmente eccessivamente dispersivo, ma con grafiche ad hoc potrete personalizzarlo come meglio preferite), tenendo presente che il “passaparola” continua ad essere con ogni probabilità il sistema più affidabile, al netto di un’inevitabile mancanza di tracciabilità.

4) Lo staff di supporto

Per organizzare un evento di successo è necessario che ognuno degli attori protagonisti faccia la propria parte, facendo sì che tutto vada per il verso giusto. Quindi, al netto della location scelta e della pubblicizzazione, attenzione anche allo staff di supporto, cui per certi versi saranno demandati alcuni dei compiti più delicati. Quindi, come anticipato in precedenza, vi consigliamo di affidarvi ad un’agenzia specializzata, in grado di fornirvi un personale estremamente formato e pronto soprattutto a risolvere eventuali problematiche che potranno sopraggiungere nel corso dell’evento. Nel caso in cui, invece, vorrete occuparvi direttamente voi di questo staff (quanto grande, ovviamente, dipende dai numeri della festa/evento) è bene tenere a mente qualche piccolo consiglio:

  • Divisa riconoscibile. Un vestiario ad hoc permetterà agli invitati di riconoscere facilmente lo staff, facendo sentire ognuno degli ospiti sempre al centro dell’attenzione e mai lasciato a sé stesso.
  • Badge. Vale ovviamente lo stesso discorso fatto per il vestiario. Con un badge identificativo gli invitati sapranno a chi rivolgersi, avendo contezza, peraltro, del ruolo ricoperto dall’intermediario. Banalizzando il concetto: il cameriere potrà fornire informazioni sul banchetto o sui piatti serviti, tutti aspetti cui il tecnico audio (o altri) potrà essere impreparato.
  • Numeri e punti di controllo. Per la buona riuscita dell’evento, come anticipato, fate attenzione ai numeri: uno staff troppo risicato porterà questi ultimi ad un sovraccarico di lavoro e gli invitati ad un senso di smarrimento. Un personale troppo corposo, invece, potrebbe finire per risultare invadente, regalando agli invitati una percezione dell’evento totalmente sbagliata. Infine, sempre nell’ottica della riconoscibilità, è bene fissare per lo staff di supporto dei punti di controllo, che renda il personale sempre in grado di intervenire nel caso in cui sopraggiungessero problemi.
  • Fotografo e videomaker. Cosa c’è di meglio di video e fotografie? Nulla e, ve lo assicuriamo, lo stesso pensano anche gli invitati cui fa piacere rivedersi sui social sia a fine evento che nei giorni successivi.

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5) Gestione del dopo-evento

Ebbene sì, affinché un evento sia veramente di successo è consigliabile non pensare che quest’ultimo sia terminato nel momento in cui gli invitati iniziano a tornare a casa. Al contrario proprio in questa fase iniziano una serie di buone pratiche che avranno l’obiettivo di migliorare ulteriormente la percezione degli ospiti in merito alla serata trasscorsa. In prima battuta, quindi, è buona norma ringraziare i presenti, sia al momento dei saluti, sia nei giorni successivi, preparando anche in questo caso un biglietto ad hoc. Oppure potreste pensare all’invio di una mail personalizzata, fermo restando che una telefonata (utile pure per ricevere un feedback) sia tutt’oggi il metodo migliore e più apprezzato.

Attenzione poi ai social: il caricamento delle foto e dei video girati durante la serata potrebbe regalarvi quella viralità che non dispiace mai. Non solo: riconoscendosi gli invitati potranno ricondividere gli scatti sulle proprie pagine, migliorando sensibilmente la comunicazione e la percezione attorno alla serata. In quest’ottica è buona norma caricare quasi in tempo reale gli scatti migliori della serata, in grado di amplificare sui social l’eco dell’evento. Per cui, per quanto possibile, cercate di essere “social”, pensando magari ad un hashtag da dedicare all’evento. Infine, nel caso in cui preferiate qualcosa di più classico (e un po’ più costoso) attenzione ai gadget. Sono sempre apprezzati e rappresentano un ricordo tangibile della serata.