Eventi di successo: qualche consiglio sull’organizzazione

«Volete organizzare eventi di successo ma non sapete da dove cominciare? Ecco qualche consiglio e strategia d’azione che vi renderà la vita più facile!»

Sulla carta sembra quasi tutto molto facile, ma poi, quando ci si trova al momento decisivo ecco sopraggiungere problemi e perplessità che mettono in crisi tutta l’organizzazione. Eppure, ve lo assicuriamo, organizzare eventi di successo si può, a patto che adottiate le giuste strategie d’azione e vi facciate guidare da veri e propri professionisti del settore. In effetti, così come nei matrimoni ci sono i cosiddetti wedding planner, anche per gli eventi ci sono persone che per lavoro si occupano della loro organizzazione, gestendo tutte quelle problematiche che possono sopraggiungere durante la fase preparatoria. Parliamo dell’event planner, ovvero di quella figura che pianifica e coordina l’organizzazione degli eventi, mettendo al vostro servizio creatività ed intraprendenza.

Eppure, per quanto estremamente più complicato, potrete occuparvi anche voi dell’organizzazione di eventi di successo, a patto che riusciate a pianificare tutto il lavoro, adottando al tempo stesso strategie di sicuro impatto. A questo proposito, in attesa che l’emergenza legata alla diffusione del Covid diventi soltanto un brutto ricordo, ecco qualche consiglio che è bene tenere a mente durante l’organizzazione di un evento, che sia esso un meeting, una serata di gala o, più banalmente, una festa di compleanno con tanti invitati. Quindi, senza perdere altro tempo, prendete carta e penna: l’organizzazione di eventi di successo parte proprio da qui!

1) Scopo dell’evento

Può sembrare banale, ma è bene sottolineare che ogni evento deve avere uno scopo, che sia chiaro tanto agli organizzatori quanto agli invitati. Fissare un obiettivo da raggiungere, infatti, rende tutto più chiaro ed eviterà spiacevoli fraintendimenti. Quindi, per prima cosa, dopo aver pensato al budget che intendete investire, chiedetevi perché state organizzando un preciso evento, cercando di capire al tempo stesso cosa volete ottenere. Alla luce di questa considerazione tutto il resto diventerà un filo più chiaro: nel caso in cui vogliate vendere un prodotto, ad esempio, è consigliabile invitare potenziali clienti piuttosto che gli amici, più vicini da un punto di vista affettivo ma magari non interessati a quel particolare prodotto che intendete promuovere. In quest’ottica sarà necessario valutare bene anche tutti gli altri aspetti legati all’aspetto organizzativo: per un prestigioso evento di respiro internazionale, in effetti, meglio optare per catering di lusso, senza dimenticare la grande importanza che possiedono addobbi e gli allestimenti in generale. Per cui, prima ancora di cominciare, scegliete il vostro obiettivo e inseguitelo durante tutta l’organizzazione

2) Invitati in target

Come anticipato in precedenza, una volta chiarito lo scopo dell’evento tutto il resto verrà di conseguenza, a partire dalle persone che andrete ad invitare. In questo caso specifico la domanda da porsi è soltanto una: quali sono le persone che vorreste attirare al vostro evento? Ci rivolgiamo ad un pubblico giovane o a una platea di adulti? E ancora: vogliamo siano presenti famiglie o singoli individui? Discorso analogo per quel che riguarda la professione, anche perché le categorie tra le quali scegliere sono moltissime, ma per voi è di vitale importanza organizzare eventi su misura per i vostri invitati. Quindi, per fare un esempio, nel caso in cui vogliate presentare una nuova tecnologia medico meglio invitare chirurghi e cardiologi anziché notai, così come per un evento organizzato a favore di qualche autorità è meglio pensare ad un allestimento di lusso al posto di un arredamento rustico. Del resto, è bene sottolinearlo di nuovo, gli eventi dovrebbero essere pensati per permettere agli invitati di sentirsi al posto giusto al momento giusto.

3) Eventi di successo… location da applausi

L’abbiamo già sottolineato e lo facciamo di nuovo: una volta scelto l’obiettivo tutto avrà una sua logica, compresa la scelta della location. Perché, inutile nasconderselo, dal momento dell’invito fino all’arrivo tutti i presenti nutriranno delle aspettative, quindi non deludeteli. Del resto ci sono location per tutti i gusti, ma solo alcune sono perfette per l’evento che state organizzando. Un castello o una villa, ad esempio, rappresentano a tutti gli effetti una location perfetta per un matrimonio, mentre nel caso in cui stiate cercando di organizzare un meeting di lavoro avrete certamente bisogno di un centro congressi, dotato evidentemente di altre priorità e comfort rispetto al castello o, appunto, alla villa. Per concludere un altro consiglio a prima vista banale ma decisamente importante: recarsi con anticipo sul posto per conoscerlo e “viverne” pregi e difetti vi aiuterà nella scelta, permettendovi anche di immaginare come sarà organizzato e strutturato tutto l’evento.

4) Promozioni e inviti

Arriviamo a questo punto in uno dei momenti chiave che fa tutta la differenza del mondo tra buoni eventi ed eventi di successo, ovvero la partecipazione effettiva da parte degli invitati. Del resto la riuscita dell’evento dipende in larga parte da quanto quest’ultimo è stato promosso e quanto sia stato in grado di attirare l’attenzione degli invitati. In quest’ottica diventano di fondamentale importanza gli inviti, anche perché rappresentano il biglietto da visita dell’evento stesso, e nel caso in cui non fossero fatti bene l’opinione degli invitati non potrebbe che essere negativa, maturata peraltro prima ancora di partecipare alla festa. Non solo: un buon invito ci spinge a partecipare attivamente a un evento, mentre in caso contrario la partecipazione può addirittura essere messa in dubbio. Per concludere scegliete bene il tipo di invito che desiderate utilizzare: il cartaceo, ad esempio, è elegante ma costoso, mentre il passaparola è “gratuito” ma, in alcuni casi, non così efficace. L’invito digitale, infine, può raggiungere una platea vastissima, ma finisce spesso per essere confuso con lo spam!

5) Gli eventi di successo… non finiscono mai!

Anche al termine… l’evento continua! No, non si tratta di un errore di battitura, ma di un errore che viene commesso spessissimo quando si cerca di organizzare un evento. Anche quando tornano a casa, infatti, gli invitati vogliono sentirsi coccolati, e se effettivamente proveranno una sensazione del genere, parleranno del vostro come uno degli eventi di maggior successo cui abbiano mai partecipato. In questa fase, quindi, deve partire il cosiddetto “post-evento”, momento chiave nel quale è buona norma, ad esempio, ringraziare gli invitati per la partecipazione, inviando loro una mail personalizzata o facendogli addirittura una telefonata. La creazione di uno specifico hashtag e la condivisione di foto e video, invece, aumenterà l’eco dello stesso, portando sempre più persone a parlarne e a ricordarlo. Infine, se volete restare sul classico e mettete in preventivo di poter spendere qualcosa in più, puntate sui gadget, come al solito sinonimo di successo.