Presentazione aziendale in videoconferenza: come renderla efficace in 3 passi

«Ora più che mai bisogna sapere gestire una presentazione aziendale in videoconferenza, mezzo necessario scoprire nuove forme di gestione del tempo e degli spazi di lavoro.»

Quando si parla di una presentazione aziendale si pensa spesso alla classica scena in cui il relatore in piedi davanti a una platea condivide le sue idee, il lancio di un prodotto o i risultati di una ricerca mentre le slide scorrono dietro lo schermo. Lo sprint al lavoro agile e allo smart working attuato per far fronte all’emergenza Coronavirus ha portato aziende e professionisti a scoprire nuove forme di gestione del tempo e degli spazi di lavoro e in questo momento delicato, in cui lo scenario è sempre più digitale, anche le presentazioni aziendali si sono trasformate per diventare protagoniste delle videoconferenze.

Come riuscire ad attirare l’attenzione di una platea virtuale di utenti collegati in remoto da pc, tablet o smartphone?

Maurizio La Cava, docente di presentation & pitching strategies al Politecnico di Milano, autore del libro Lean Presentation Design e Ceo di MLC Design Consulting, realtà che collabora con grandi multinazionali, ha elaborato 3 strategie per “fare colpo” sull’audience e rendere efficaci le presentazioni aziendali da remoto.

«Se le presentazioni dal vivo possono essere già noiose di per sé, da remoto rischiano di essere davvero soporifere. Dietro a uno schermo ci sentiamo più protetti e ci manca quella sensazione di pressione dovuta allo sguardo del relatore che si posa su di noi. Sapendo che nessuno ci guarda e nessuno ci sente siamo chiaramente più portati a distrarci, semplicemente perché abbiamo meno limiti.»– spiega La Cava. Dal libro Lean Presentation Design si legge infatti che una presentazione si definisce efficace se le tre dimensioni fondamentali (public speaking, communication flow e visual content) coesistono in maniera sinergica.

[PUBLIC SPEAKING] Concentrarsi sulla performance

Nel corso di una presentazione live l’oratore è abituato a stare in piedi. In questo modo guadagna sicurezza e avrà una voce più pulita e decisa. Inoltre, con questa postura risulta più naturale gesticolare e questo aiuta a rendere la comunicazione più fluida. Perché allora durante una video conferenza l’oratore resta spesso seduto? La risposta è legata al fatto che la webcam si trova all’altezza giusta per una persona seduta ma il consiglio di La Cava è quello di rivalutare  questa scelta. Spesso infatti è sufficiente inclinare un po’ la videocamera  verso l’alto, così da poter consentire un’inquadratura più ampia. Inoltre, considerato che sovente colleghiamo il laptop a un monitor esterno, la webcam può essere posizionata sulla sommità dello schermo, ottenendo maggiore flessibilità e un’altezza più adeguata a uno slide show eseguito stando in piedi.

Bisogna ricordare che la presentazione aziendale è un supporto e non deve mai prendere il posto dell’oratore. Se dal vivo è fondamentale non  voltarsi a guardare le slide durante l’esposizioneper non dare l’impressione di essere impreparati seguendo la presentazione invece di governarla, durante una conferenza da remoto si può utilizzare la modalità slide show di PowerPoint, così da avere sempre sott’occhio la successiva diapositiva sul laptop ed essere in grado di gestire la comunicazione. Nel corso di una presentazione dal vivo, inoltre, la performance è influenzata dalla reazione delle persone. A volte, capita che un’aula sembri poco coinvolta e quindi l’oratore comincia a sforzarsi di mantenere alta l’attenzione, mentre se i partecipanti sono attivi si valorizzano i momenti di interazione, ci si rilassa e la performance migliora. Tutto questo da remoto non è possibile. Non è facile percepire chi si trova dietro a uno schermo. Quindi, a meno di comportamenti evidenti in cui le persone spengono il video o si mostrano intente a giocare con lo smartphone, l’oratore deve solo concentrarsi sulla sua performance con lo sguardo fisso sulla webcam.

[COMMUNICATION FLOW]: Presentazione aziendale ordinata e strategica

Una presentazione da remoto presenta tutte le complessità di una dal vivo con in aggiunta alle sfide di un contesto in cui è veramente facile distrarsi. Per questa ragione, il flusso comunicativo deve assolutamente essere ottimizzato con contenuti essenziali e messaggi chiave per raggiungere l’obiettivo. Prima si crea il valore da trasmettere, poi si fornisce una ragione per l’ascolto e infine si condividono le evidenze a supporto. Si parte con una buona analisi dell’audience per definire i contenuti e impostare uno storytelling efficace partendo dal messaggio che risulta veramente importante;uno strumento che può essere d’aiuto in tal senso è il Lean Presentation Strategy Canvas.

[VISUAL CONTENTS] Crea slide semplici e pulite, in una parola: Lean

Il design di una presentazione non è soltanto legato all’allineamento degli oggetti in na slide o la scelta di un layout gradevole per renderla piacevole a livello visivo ma è funzionale al raggiungimento di un determinato obiettivo  nel rispetto di vincoli specifici. Una platea a distanza potrebbe distrarsi o perdere la connessione e dover ricollegarsi.

Per questa ragione bisogna creare e slide leggere e facilmente comprensibili a colpo d’occhio, come nel caso di una presentazione dal vivo, che permettano alle persone di orientarsi anche se si fossero appena collegate e avessero perso la a spiegazione fino al momento del loro ingresso in conference. Durante la presentazione da remoto le persone sono esposte a due canali di comunicazione: il soggetto che parla e il video. Quindi, per evitare le distrazioni dell’audience che tenta di trovare il collegamento tra quello che si sta dicendo e le slide, bisogna renderlo immediato. Inoltre, affinché i partecipanti possano ritrovare l’intero flusso della presentazione, è fondamentale avvalersi di un navigatore.

Si tratta di un semplice processo in tre fasi: il navigatore, posto in alto a sinistra, richiama l’indice in ogni slide e permette all’audience di conoscere sempre lo stato di avanzamento della presentazione e di sapersi collocare all’interno del flusso delle varie schermate..